Waarom afspraken tussen een B.V. en haar dga schriftelijk vastleggen?

Waarom afspraken tussen een B.V. en haar dga schriftelijk vastleggen?

Tussen een B.V. en haar directeur/enig aandeelhouder worden vaak diverse overeenkomsten gesloten. Denk hierbij aan geldleningen, arbeids-/ en managementovereenkomsten en huurovereenkomsten. Deze interne overeenkomsten worden veelal niet schriftelijk vastgelegd. Het zijn immers afspraken tussen jezelf en je eigen B.V. Er zijn geen derden bij betrokken, dus wat is het belang van een schriftelijke overeenkomst?

Wettelijke verplichting

Wat veel ondernemers niet weten is dat er wettelijke verplichting bestaat om overeenkomsten tussen een directeur-enig aandeelhouder en de B.V. schriftelijk vast te leggen. Deze verplichting geldt dus in het geval een directeur/enig aandeelhouder namens zijn B.V. een overeenkomst aangaat met zichzelf (of zijn echtgenote), maar ook als een Holding een overeenkomst aangaat met haar 100% dochtermaatschappij, waarvan zij tevens bestuurder is. Het niet naleven van deze verplichting kan met name in geval van een faillissement grote risico’s met zich meebrengen.  

Vernietigen van de overeenkomst

De sanctie op het niet naleven van de verplichting om afspraken tussen een B.V. en haar enig aandeelhouder/directeur schriftelijk vast te leggen, is dat de B.V. de overeenkomst kan vernietigen. Zolang de enig aandeelhouder tevens bestuurder is van de B.V. zal dit geen probleem zijn. De bestuurder zal de overeenkomst namens de B.V. immers niet zelf vernietigen. Bij een faillissement ligt dit anders. In dat geval heeft de curator de mogelijkheid de niet schriftelijk vastgelegde overeenkomsten in het belang van de B.V. te vernietigen.Stel dat een huurovereenkomst tussen een B.V. en haar enig aandeelhouder/bestuurder niet schriftelijk is vastgelegd en de curator vernietigt de overeenkomst. De betaalde huurtermijnen zijn in dat geval onverschuldigd betaald en kunnen door de curator worden teruggevorderd. Dit had eenvoudig voorkomen kunnen worden door vastlegging van de gemaakte afspraken.De verplichting tot vastlegging geldt niet indien er sprake is van meerdere aandeelhouders/bestuurders. Omdat er in dat geval altijd een andere partij bij betrokken zal zijn, is het ook in die gevallen wel aan te raden om de afspraken tussen de B.V. en haar bestuurders/aandeelhouders schriftelijk vast te leggen om onduidelijkheden en discussie over de gemaakte afspraken te voorkomen.

Heeft u hulp nodig bij het vastleggen van gemaakte afspraken. Neem dan contact op met onze juristen.

Claire Vrolijk
0316 - 22 15 08

Gertjan Beumer
0314 – 37 70 00

 

Geschreven door:
Claire Vrolijk
Claire Vrolijk
Jurist
T: 0316 22 15 08
E: c.vrolijk@kabaccountants.nl
Terug naar het overzicht

Wat wij twitteren

In de huwelijks voorwaarden kan worden geregeld dat bezittingen en schulden tijdens het huwelijk gescheiden blijven… twitter.com/i/web/status/1…

Onze collega's

Robert Baars
Robert Baars
Accountant - Partner