De dagen worden alweer snel korter, het vierde kwartaal is inmiddels aangebroken en 8 november komt met rasse schreden dichterbij. 8 november? Ja, dat is namelijk een kritische datum voor het deponeren van uw jaarcijfers.
Hoe zit dit?
Rechtspersonen moeten jaarlijks hun jaarcijfers deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt voor N.V.’s en B.V.’s, maar ook bijvoorbeeld voor coöperaties. Het deponeren van de jaarrekening is een wettelijke verplichting. Het deponeren gebeurt door het bestuur van de vennootschap nadat door de Algemene Vergadering de jaarrekening is vastgesteld.
Aan welke termijnen moet ik mij houden?
De jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur van de vennootschap en moet plaatsvinden binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Door middel van een besluit van de Algemene Vergadering kan deze termijn eenmalig worden verlengd met vijf maanden. Nadat het bestuur de jaarrekening heeft opgesteld, wordt deze door de Algemene Vergadering vastgesteld.
Er zijn vervolgens twee varianten te onderscheiden. De eerste, waarbij de bestuurders van de vennootschap ook tevens aandeelhouders zijn, daar waar dat in de tweede variant niet het geval is.
In de eerste situatie moet na vaststelling door de Algemene Vergadering binnen 8 dagen de jaarrekening gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel, waar deze in het openbare Handelsregister wordt opgenomen, docht uiterlijk op 8 november.
In de situatie waarbij alle bestuurders niet tevens aandeelhouders zijn, moet de jaarrekening uiterlijk 31 december gedeponeerd zijn. Feit blijft wel dat de jaarrekening in beide gevallen op 31 oktober moet zijn opgemaakt door het bestuur!
Hoe moet er gedeponeerd worden?
Alleen de grote rechtspersonen kunnen hun jaarcijfers nog op papier indienen bij de Kamer van Koophandel. Voor de rest geldt enkel nog de digitale manier. Uw adviseur kan dit verzorgen via SBR (Standard Business Reporting) of u kunt dit zelf doen met een KVK-account of een Eherkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2.
Risico bij niet tijdig deponeren
Het niet voldoen aan de deponeringsplicht is een economisch delict waarvoor een boete opgelegd kan worden. Belangrijker wellicht nog dan een boete is het feit dat in geval van faillissement van een vennootschap de curator nagaat of altijd voldaan is aan een tijdige deponering. Worden er daarbij tekortkomingen vastgesteld dan kan de curator de bestuurder onbehoorlijk bestuur verwijten en aansprakelijk stellen voor eventuele tekorten.
Kortom, laat het niet zo ver komen en zorg ervoor dat uw jaarcijfers uiterlijk 31 oktober zijn opgemaakt, zodat het publiceren tijdig gedaan kan worden .
Dit artikel is geschreven door Marc Hiddink, Senior Adviseur MKB.