Vakantiestress, wie kent het niet. Het to-do lijstje met nog af te ronden taken voor de vakantie wordt maar niet korter, de stapels op het bureau niet kleiner, de ongelezen e-mails in de inbox niet minder en dan staat onder in de kast ook nog een doos met bonnetjes en facturen van het afgelopen kwartaal.Dan komt de vraag waar je al zo bang voor was. Jouw accountant vraagt wanneer de gegevens van het afgelopen kwartaal worden aangereikt, want ja ook de btw-aangifte moet nog even voor de deadline ingediend en betaald worden en zij wil eind juli ook graag met een lege to-do list op vakantie.
De vraag niet beantwoorden en laten voor wat het is, leidt onherroepelijk tot een boete van de Belastingdienst en is geen optie, zij reageert immers ook altijd tijdig op jouw vragen en e-mails. Schoorvoetend geef je maar aan dat je het deze week in orde gaat maken en de gegevens komt aanreiken. In de doos, dat dan weer wel, maar beter iets dan niets.
Deze week wordt eind van de week en op de 28e loop je gehaast het kantoor binnen en geef je de doos met de administratie van het tweede kwartaal af bij het secretariaat. Zij beginnen al smalend te glimlachen en weten precies wat je komt brengen en voor wie de doos bestemd is. Met frisse moed wordt de doos opgehaald en wordt geconstateerd dat de aangereikte bankafschriften nog van het vorige kwartaal zijn. Je wordt verzocht de bankbestanden digitaal in een voor jou onbekend format aan te reiken. Met wat telefonische ondersteuning lukt dit wonderwel. Vervolgens wordt de administratie adequaat en snel verwerkt en wordt het te betalen btw bedrag vrijdag aan het begin van de middag net voor de vakantieborrel aan jou doorgegeven.
Zo, de btw-aangifte is weer op tijd ingediend en betaald, de boete weer in de zak gehouden en uiteindelijk een taak afgerond zo net voor het controleren van de bandenspanning van je caravan.
Maar dat het ook anders kan, heeft jouw accountant ook al wel meerdere keren verteld en zelfs laten zien. De reclamespotjes op de radio van softwareaanbieders hebben daarbij hun doel ook niet gemist. Jouw digitale inkoopfacturen printen en in de doos leggen kan echt anders.
Hoe? Door de aan jouw administratie gekoppelde scan-en-herkenoplossing op basis van een emailadres te voeden met (automatisch) doorgestuurde e-mails met inkoopfacturen. De verkoopfacturen mail je zo langzamerhand toch altijd al naar jouw klanten en met een BCC lever je die met dezelfde e-mail ook meteen aan bij de ‘digitale schoenendoos’. De bankenkoppeling zorgt ervoor dat elke nacht de bankmutaties ter verwerking in de administratie klaar staan en de losse tankbonnetjes scan je eenvoudig met je mobiel en upload je via een app. Na de verwerking door jouw accountantskantoor (aan het begin van de maand na afloop van het kwartaal in plaats van aan het eind), kun je de BTW voldoen en via jouw eigen dashboard zie je direct of er genoeg is verdiend om volgend jaar drie weken op reis te gaan. Jij blij, accountant blij. Hoe mooi is dat!
Niet alles hoeft in één keer geregeld te worden uiteraard, maar hoe prettig zou het zijn om dit na de zomervakantie in te gaan richten en altijd een up-to-date administratie te hebben. Weg met die vakantiestress!
Geïnteresseerd? Neem dan contact met onze adviseurs op om jouw optimale administratieve inrichting te bespreken.
Fijne zomer.
