Hoe de Terborgse Wijncentrale data inzet voor betere keuzes en beheerste groei
Ondernemers kennen hun bedrijf vaak tot in de haarvaten. Ze weten precies wie hun klanten zijn, welke producten goed lopen en waar kansen liggen. Maar naarmate een organisatie groeit, neemt ook de complexiteit toe. Meer klanten, producten, medewerkers en systemen maken het steeds lastiger om uitsluitend op ervaring en ondernemingsgevoel te sturen.
Dat merkte ook Sander Keuper, algemeen directeur van de Terborgse Wijncentrale. De organisatie beschikt over veel marktkennis en betrokken medewerkers, maar relevante informatie was verspreid over verschillende systemen en afdelingen.
“Het bierviltje was lange tijd een prima vertrekpunt, maar in deze markt en deze tijd is een professionelere aanpak nodig,” aldus Sander.
De behoefte ging daarom verder dan een financieel dashboard. De centrale vraag was: welke informatie heeft het management nodig om de onderneming integraal aan te sturen en toekomstgerichte keuzes te maken?
Eén integraal beeld van de onderneming
Samen met Gijs de Reus, Adviseur MKB bij Kab accountants / adviseurs, bracht de Terborgse Wijncentrale gegevens uit verkoop, inkoop, operatie en financiën samen in één integraal stuurmodel.
Hierdoor werd niet alleen zichtbaar wat er gebeurde, maar ook waarom ontwikkelingen zich voordeden. Omzet, marges, voorraad, productgroepen, klantprestaties en retourstromen konden voortaan in onderlinge samenhang worden beoordeeld.
Dat is belangrijk in de horecagroothandel, waar kleine afwijkingen grote financiële gevolgen kunnen hebben. Een verandering in assortiment of bestelgedrag beïnvloedt immers niet alleen de omzet, maar ook de voorraad, logistieke belasting, retourstromen, liquiditeit en commerciële slagkracht.
Data als basis voor strategische keuzes
Het stuurmodel ondersteunt de Terborgse Wijncentrale onder meer bij:
- het optimaliseren van assortiment en klantbediening;
- het beter afstemmen van vraag, voorraad en levering;
- het identificeren van commerciële kansen bij bestaande klanten; •
- het beperken van onnodige logistieke handelingen;
- het verbeteren van marges en liquiditeit;
- het sneller signaleren van afwijkingen in processen en resultaten.
Beslissingen worden daardoor niet langer uitsluitend per afdeling genomen. Het management kan vooraf beter beoordelen welke gevolgen een keuze heeft voor de gehele keten, van leverancier tot eindklant.
Van verschillende inzichten naar één waarheid
Ook de gesprekken binnen en buiten de organisatie zijn veranderd. Met leveranciers kan beter onderbouwd worden gesproken over volumes, voorwaarden en productprestaties. Klanten kunnen gerichter worden geadviseerd over assortiment en verbruik. Intern biedt het stuurmodel een gezamenlijk vertrekpunt voor besluiten en prioriteiten.
“Waar gesprekken vroeger vaak waren gebaseerd op aannames of onderbuikgevoel, ligt er nu een gezamenlijke waarheid op tafel. Dat zorgt voor meer duidelijkheid, snellere besluitvorming en betere samenwerking,” concludeert Sander.
Ervaring blijft daarbij essentieel, maar wordt voortaan ondersteund en getoetst door actuele informatie.
Inzicht krijgt pas waarde door actie
Een dashboard leidt niet vanzelf tot betere prestaties. De waarde ontstaat wanneer inzichten worden vertaald naar beleidskeuzes, aangepaste processen, duidelijke verantwoordelijkheden en concrete acties.
Daar ligt de strategische adviesrol van Kab. De ondersteuning beperkt zich niet tot het ontsluiten en presenteren van data. Samen met het management van de Terborgse Wijncentrale wordt beoordeeld:
- welke ontwikkelingen aandacht vragen;
- waar waarde wordt gecreëerd of verloren gaat;
- welke processen moeten worden aangepast;
- hoe verbeteringen binnen de organisatie kunnen worden ingevoerd;
- hoe de voortgang en naleving gevolgd kunnen worden.
Ook medewerkers worden actief betrokken. Zij beschikken over praktijkkennis die niet altijd uit systemen is af te leiden. Door die kennis te combineren met data ontstaat draagvlak en wordt de verandering onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Sander Keuper van de Terborgse Wijncentrale (l), met zijn collega’s Rick Beijer en Gerard Beijer
Een stuurmodel dat meegroeit
Een integraal stuurmodel is nooit definitief. Strategische ambities, marktomstandigheden en informatiebehoeften veranderen voortdurend. Daarom blijft Kab als sparringpartner betrokken. Periodiek wordt beoordeeld of de stuurinformatie nog aansluit op de doelstellingen en risico’s van de onderneming.
Het resultaat is meer dan een dashboard. De Terborgse Wijncentrale beschikt over een structurele manier om financiële, commerciële en operationele prestaties met elkaar te verbinden. Dat geeft meer grip, ondersteunt beter onderbouwde beslissingen en creëert ruimte om gecontroleerd te groeien.
De belangrijkste verandering is daarmee niet technisch, maar bestuurlijk: van achteraf rapporteren naar tijdig bijsturen en gericht vooruitkijken.
Ook toe aan de volgende stap? Beschikt jouw management vooral over cijfers, of over een integraal stuurbeeld waarmee de juiste keuzes kunnen worden gemaakt?
Vaak is de benodigde informatie al binnen de organisatie aanwezig. De echte waarde ontstaat wanneer deze informatie wordt verbonden, geduid en vertaald naar actie. Kab accountants / adviseurs helpt grotere MKB-organisaties om van beschikbare data een krachtig fundament voor strategische besluitvorming te maken.
