Het niet goed bijhouden van het verbruik van uw personeel kan een financiële tegenvaller worden.
Personeelsverbruik
Iedereen kent het wel. Waar gewerkt wordt, wordt op kosten van de werkgever koffie, thee en/of frisdrank genuttigd. Bij de meeste ondernemingen is er een koffieautomaat waar koffie voor wordt ingekocht bij een groothandel of er worden bij een supermarkt inkopen (bijv. frisdrank) gedaan. Bij een horecaonderneming ligt dat veelal anders. Daar hebben ze een enorm assortiment aan drankjes, maar voor het personeel is er een beperktere keuze. Denk hierbij aan koffie, thee, water, frisdrank na een bepaald tijdstip en het sluitdrankje. De kosten van deze drankjes worden vaak niet geregistreerd en vallen binnen de inkopen van de onderneming. Over deze inkopen wordt de btw verrekend. In sommige gevallen moet op grond van de BUA regeling een correctie worden gemaakt.
Wat is de BUA regeling?
Het Besluit Uitsluiting Aftrek omzetbelasting 1968 (BUA) sluit aftrek van btw op relatiegeschenken (waaronder kerstpakketten) en personeelsvoorzieningen uit als deze gratis of beneden kostprijs ter beschikking wordt gesteld door de ondernemer. Deze regeling is dus van toepassing als er gratis drankjes aan het personeel worden verstrekt. Jaarlijks mag maximaal € 227 excl. btw per persoon worden verstrekt.
Voorbeeldberekening
Uw medewerkers werken hard. Daarom mogen ze overdag onbeperkt koffie en thee pakken. In de avond mag er frisdrank gedronken worden alsmede bij het sluit drankje. Hiervan wordt geen registratie bijgehouden. Om toch een deel van het verbruik onder de personeelskosten te verantwoorden wordt er een schatting gemaakt. Stel het gemiddelde verbruik van drankjes is € 1,50 per persoon per dag. Een fulltime medewerker werkt 260 dagen per jaar. Dit komt neer op € 390 per persoon per jaar.
Wat zijn de gevolgen?
Aangezien het verbruik het bedrag van € 227 te boven gaat, moet een btw-correctie worden gemaakt. Dit betekent dat de btw over de inkoop van € 390, uitgaande van 9% btw, € 35,10 is en niet verrekend mag worden. Indien u 20 personeelsleden in dienst heeft loopt dit op tot € 702. Dit is enkel de btw van de personeelsvoorzieningen. Daarbij zijn de kosten van andere gratis ter beschikking gestelde zaken (bijv. een kerstpakket) niet meegerekend.
Wat kunt u doen?
Om goed inzicht te krijgen in het verbruik van uw personeel raad ik u aan het verbruik van drankjes te registreren. Het is niet alleen goed om inzicht te krijgen in het daadwerkelijk verbruik van uw personeel, dan wel de kosten die het met zich meebrengt. Ook geeft de juiste correctie een beter beeld van uw brutomarge. Hoeveel kopjes koffie, thee en/of frisdrank geeft uw weg aan vertegenwoordigers, bezorgers van uw producten, monteurs etc.? Wij denken dat u gaat schrikken van de kosten die uw gastvrijheid met zich mee brengt.
Wilt u meer weten over deze regeling of hulp bij het opzetten van een registratie. Mijn collega’s en ik willen u hier graag bij helpen.