Op 13 september 2022 deed het Hof te Den Bosch uitspraak inzake de gestelde termijn voor deponering van de jaarrekening. Reeds bij alle accountants en hun clientèle was bekend dat vennootschappen waarbij alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, de ondertekening van de jaarrekening door deze bestuurders ook direct als vaststelling wordt gezien. Hiervan kan worden afgeweken als dit in de statuten is vermeld. Indien er niets staat opgenomen in de statuten, wordt er van uitgegaan dat de jaarrekening op uiterlijk 8 november gedeponeerd moet worden bij de Kamer van Koophandel. Aan die stellige overtuiging komt nu een einde.

Hoe komen we aan de datum van 8 november

De specifieke termijnen voor deponeren zijn afhankelijk van de soort rechtspersoon. Voor de B.V. – als meest voorkomende rechtspersoon – gelden de volgende regels:
•    Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders. Aan deze termijn kan het bestuur nog maximaal 5 maanden uitstel verlenen in geval van bijzondere omstandigheden.
•    De jaarrekening dient vervolgens te worden ondertekend, vastgesteld en uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij KVK te worden gedeponeerd;
•    De uiterste publicatiedatum is 31 december.
Hierbij wordt dus nadrukkelijk een onderscheidt gemaakt tussen het opmaken van de jaarrekening en het vaststellen daarvan. Voor de situatie waarbij niet alle aandeelhouders tevens ook bestuurder zijn, geeft de wetgever expliciet 2 maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Daarom geldt voor deze vennootschappen de uiterste publicatiedatum van 31 december. Bij situaties waarbij aandeelhouders en bestuurders gelijk zijn, worden deze 2 maanden niet gegeven. Als gevolg daarvan moesten deze jaarrekeningen uiterlijk op 8 november worden gepubliceerd.

De uitspraak

Het Hof heeft op 13 september 2022 gesteld dat ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders, geen onderdeel is van het opmaken van de jaarrekening. De ondertekening heeft als functie dat het bestuur van de vennootschap instemt met de inhoud van de opgemaakte jaarrekening. Dat betekent dat een jaarrekening die in oktober is opgemaakt, pas in de loop van november/december kan worden ondertekend. De 8 dagen termijn voor het deponeren van de stukken, begint dan pas op de dag van de ondertekening.
Het Hof stelt in die gevallen dezelfde regel als bij vennootschappen waarbij niet alle aandeelhouders ook bestuurder zijn. Uiterste publicatiedatum: 31 december. Dat biedt vennootschappen en hun accountants dus meer ruimte in de planning.

Waarom zijn deze termijnen zo belangrijk

Het is voor het bestuur belangrijk om de termijnen voor het deponeren van de jaarrekening uiterst nauwkeurig in de gaten te houden. Het niet tijdig publiceren is in eerste plaats namelijk een economisch delict, dat kan leiden tot een geldboete van maximaal €19.500. Maar nog veel belangrijker is het risico dat er gesteld kan worden dat er sprake is van onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur indien de jaarrekening niet tijdig wordt gepubliceerd. In het geval van een faillissement ontstaat dan namelijk het vermoeden dat dit faillissement een belangrijk gevolg kan zijn van onbehoorlijk bestuur. Een curator kan in dat geval de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor alle in de boedel gestelde schulden.

Conclusie

In theorie zullen de meeste vennootschappen als gevolg van deze uitspraak een langere periode de tijd hebben om hun jaarrekening te publiceren. Echter verwacht ik in de praktijk dat zowel de bestuurders als de accountant zich samen hard zullen maken voor het publiceren van de jaarrekening voor 8 november. Immers blijft ook na de uitspraak van het Hof de verplichting voor de bestuurders bestaan om de jaarrekening binnen 10 maanden na afloop van het boekjaar op te maken. De bestuurders lijken er daarom gemakshalve ook bij gebaat om de jaarrekening dan ook zo snel als mogelijk daarna vast te stellen en te deponeren. Tevens worden hiermee discussies op de zienswijze van deze uitspraak zoveel als mogelijk vermeden en kan de accountant de laatste maanden van het jaar dan vooral gebruiken voor het bezoeken van cliënten en het verstrekken van diverse adviezen. Mocht er een vennootschap echter onverhoopt toch gebruik moeten maken van de opgerekte termijn ten aanzien van de deponering, dan is het prettig dat het Hof deze ruimte nu heeft geboden.

Heeft u vragen over de gestelde termijnen voor het opstellen, ondertekenen, vaststellen en publiceren van uw jaarrekening? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee.

Melissa den Hollander, Assistent Accountant