Real time inzicht in de financiële administratie wordt steeds belangrijker. Ondernemers die hun financiële administratie optimaal benutten kijken niet terug, maar vooruit. Door real time inzicht kunnen zij sneller sturen als er kansen voorbij komen en zijn zij in staat sneller verbeterpunten te signaleren.
In dit artikel worden een drietal voordelen van een up-to-date financiële administratie beschreven.
1. Snellere, betere en betrouwbaardere managementinformatie
Veel ondernemers zijn al overgestapt op het voeren van een digitale financiële administratie. Echter blijven de mogelijkheden van de digitale administratie vaak grotendeels onbenut. Er is naar mijn mening veel winst te behalen als de mogelijkheden benut worden. Met een jaarrekening kijkt u terug op het afgelopen jaar. Het is de kunst om ervoor te zorgen dat de financiële administratie up-to-date is, zodat er real time inzicht ontstaat in de cijfers. Gedurende het jaar kunt u hierop sturen. Vanuit een online dashboard kan bijvoorbeeld inzicht verkregen worden in de marges. Stel u heeft een horecaonderneming. Wat nu als het dashboard laat zien dat de marges afwijken ten opzichte van vorige jaren of periodes? Door inzicht te verkrijgen in de oorzaak van de margedaling, kunt u als ondernemer tijdig bijsturen indien noodzakelijk.
Ook voor ons als (assistent) accountants is een up-to-date financiële administratie en real time inzicht in de cijfers van onze klanten, een ideaal beeld. Gedurende het jaar hebben wij een idee hoe u er als klant voor staat en kunnen wij actie ondernemen wanneer er iets mis dreigt te gaan. Op deze manier kunnen wij gedurende het jaar een sparringpartner zijn voor u als ondernemer.
2. Besparing van tijd
De financiële administratie is voor veel ondernemers een ondergeschoven kindje. Vaak zijn ondernemers niet op de hoogte van de mogelijkheden binnen de digitale financiële administratie. Wist u dat de mogelijkheid bestaat om verschillende bedrijfsprogramma’s te koppelen zodra u digitaal werkt? Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en de kassa. Maar het kan ook eenvoudiger: door een koppeling te leggen tussen het boekhoudpakket en de bank kunnen periodiek bankmutaties ingelezen worden en kunnen door u betalingen worden verricht vanuit het boekhoudpakket. Juist met deze mogelijkheden kunt u als ondernemer tijd besparen!
Automatisering biedt niet alleen besparing van tijd, maar biedt ook mogelijkheden om de organisatie minder kwetsbaar en afhankelijke te maken. Kennis zit namelijk veel meer in het systeem en ligt niet bij één of enkele medewerkers.
3. Sneller schakelen bij kansen en verbeterpunten
De afgelopen twee jaar, tijdens de coronacrisis, bleek hoe belangrijk het was om real time inzicht te hebben in de huidige stand van zaken binnen de organisatie. Ondernemers met een up-to-date financiële administratie hadden een voordeel in die onzekere periode: zij konden snel schakelen.
Mede door tussentijdse cijfers konden deze ondernemers de prognose bijstellen met andere verwachtingen voor wat betreft de omzet. Vanuit hier kon geschakeld worden om de kosten op het juiste niveau te brengen. Er zijn zelfs enkele ondernemers geweest die ondanks de omzetdaling in coronatijd, een mooi resultaat hebben behaald. Dit werd voornamelijk behaald doordat zij real time inzicht hadden in de financiële administratie. Door real time inzicht bent u gedurende het jaar bezig met uw cijfers. Wanneer u als organisatie de financiële administratie goed voor elkaar hebt, kunt u dus veel sneller schakelen. Door veel ondernemers wordt dit niet gerealiseerd.
Wilt u meer weten of heeft u advies nodig?
Gedurende het jaar real time inzicht hebben in de cijfers biedt voor ondernemers voordelen. Zo heeft u betere en betrouwbaardere managementinformatie, bespaart u tijd en kunt u sneller schakelen bij kansen en verbeterpunten.
Wilt u ook meer uit uw financiële administratie halen? De adviseurs van Kab Accountants vertellen u graag meer over de mogelijkheden voor uw organisatie.
