Als werkgever krijg je er vroeg of laat mee te maken: een medewerker die ziek is en toch op vakantie wil. Mag dat? Hoe verwerk je dit in de salarisadministratie? En waar moet je juridisch rekening mee houden? Voor werkgevers is dit een belangrijk onderwerp, omdat fouten kunnen leiden tot discussies, loondoorbetalingsproblemen of zelfs loonsancties. In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers op een rij.
Mag een zieke werknemer op vakantie?
Ja, een zieke werknemer mag op vakantie – maar alleen als dit het herstel niet belemmert.
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de re-integratie. Daarom mag je een vakantieaanvraag tijdens ziekte toetsen. In de praktijk betekent dit
- Vraag altijd advies aan de bedrijfsarts
- Beoordeel of de vakantie past binnen het herstelproces
- Leg je besluit goed vast
Belangrijk: Je mag een verzoek niet zomaar afwijzen. Er moet een duidelijke onderbouwing zijn dat de vakantie het herstel in de weg staat. Ook omdat, doordat werknemer vakantie opneemt, hij daarmee ook vrijgesteld wordt van re-integratie (deze komt hiermee even stil te vallen).
Vakantiedagen afboeken: waar gaat het vaak mis?
De verwerking van vakantiedagen tijdens ziekte is een veelgemaakte valkuil in de salarisadministratie.
De hoofdregel:
- Wel afboeken: als de werknemer (gedeeltelijk) arbeidsgeschikt is en daadwerkelijk vakantie geniet
- Niet afboeken: als de werknemer volledig ziek is en niet in staat is om van vakantie te genieten
Daarnaast geldt:
- Je mag alleen vakantiedagen afboeken met instemming van de werknemer
- Deze instemming moet aantoonbaar zijn (bij voorkeur schriftelijk). Dit betekent in de praktijk dat, op het moment de werknemer verlof aanvraagt en de werkgever hiermee instemt, de werknemer eveneens bericht krijgt dat de betreffende verlofdagen op het tegoed in mindering worden gebracht.
Risico voor werkgevers: zonder instemming kunnen werknemers achteraf aanspraak maken op herstel van hun vakantiedagen. Dit kan voor veel ergernis zorgen op het moment na 2 jaar ziekte de bestaande arbeidsovereenkomst ontbonden gaat worden en er ook een afrekening gaat plaatsvinden van het verloftegoed.
Re-integratie blijft leidend
Ook tijdens vakantie blijft de Wet verbetering Poortwachter van toepassing. Dat betekent dat de re-integratieverplichtingen doorlopen.
Voor jou als werkgever betekent dit:
- Zorg dat het re-integratietraject niet stilvalt zonder goede reden
- Stem vakantieperiodes af met lopende afspraken (bijvoorbeeld bij de bedrijfsarts)
- Leg vast hoe bereikbaarheid is geregeld
In sommige situaties kan vakantie juist bijdragen aan herstel (bijvoorbeeld bij burn-outklachten), maar dit moet altijd goed onderbouwd zijn.
Vakantie naar het buitenland: extra aandacht voor werkgevers
Gaat een zieke werknemer naar het buitenland? Dan heb je als werkgever extra aandachtspunten:
- Is er adequate medische zorg beschikbaar op de bestemming?
- Kan de werknemer terugkeren als dat nodig is?
- Blijft de werknemer bereikbaar?
Je mag als werkgever redelijke voorwaarden stellen, zolang deze gericht zijn op herstel en re-integratie.
Denk bijvoorbeeld aan afspraken over contactmomenten of het doorgeven van verblijfgegevens.
Wat betekent dit voor de salarisadministratie?
Voor werkgevers die hun salarisadministratie uitbesteden, is een correcte aanlevering cruciaal.
Let op de volgende zaken:
- Geef duidelijk door of vakantiedagen moeten worden afgeboekt
- Zorg dat instemming van de werknemer is vastgelegd
- Houd rekening met gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid
- Controleer cao-bepalingen en interne regelingen
- Stem bijzonderheden altijd af met je salarisadministrateur
Tip: Leg dit soort situaties standaard vast in het personeelsdossier om discussies achteraf te voorkomen.
Praktisch advies: zo voorkom je problemen
Om risico’s te beperken, adviseren wij werkgevers:
- Werk met een duidelijke procedure voor vakantie tijdens ziekte
- Betrek altijd de bedrijfsarts bij twijfel
- Communiceer transparant met de werknemer
- Leg afspraken schriftelijk vast
- Stem tijdig af met je salarisadministrateur
Conclusie
Vakantie tijdens ziekte is toegestaan, maar vraagt om zorgvuldige afstemming. Als werkgever heb je een belangrijke rol in het bewaken van het herstel én de correcte verwerking in de administratie.
Door duidelijke afspraken te maken en de juiste stappen te volgen, voorkom je financiële en juridische risico’s.
Wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op, we staan voor je klaar!
