U heeft de juiste persoon gevonden voor die openstaande vacature binnen uw horecabedrijf. Kan deze persoon direct beginnen? Nee, er zullen eerst enkele (administratieve) zaken goed geregeld moeten worden. Wat dit is zullen wij u onderstaand toelichten; er komt namelijk nogal wat bij kijken. Uiteindelijk wilt u het goed doen.
• Afspraken moeten op papier worden vastgelegd.
• Welke functie krijgt de medewerker?
• Hoeveel uur per week gaat hij werken?
• Wat wordt zijn salaris?
• Vanuit de wet zijn er uiteraard ook een aantal verplichtingen zoals vaststellen van de identiteit van de werknemer en invullen van het formulier loonheffingen.
Identiteit vaststellen
– De werknemer moet een origineel en geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) laten zien
– Controleer of dit identiteitsbewijs echt is
– Maak een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterzijde) en bewaar deze bij uw administratie. Voor wat betreft de privacy: de wet eist dat u een kopie van het identiteitsbewijs vraagt en bewaart.
– Controleer of de werknemer in Nederland mag werken of zijn hier nog andere papieren voor nodig?
Bij het in dienst nemen van de nieuwe werknemer moet het identiteitsbewijs geldig zijn. Verloopt deze in de loop van het dienstverband, dan hoeft deze niet in uw administratie ververst te worden. Dit geldt overigens wel voor een verblijfsvergunning.
Gegevens voor de loonheffing
Voor deze opgave kan het model opgaaf voor de loonheffingen van de belastingdienst worden gebruikt. Hierop geeft de werknemer aan of hij de loonheffingskorting bij u als werkgever toegepast wil hebben. Tevens dient de werknemer hier zijn NAW-gegevens door te geven en zijn Burgerservicenummer.
Het salaris
Dit wordt vastgesteld aan de hand van de taken en verantwoordelijkheden welke de functie met zich meebrengt. Deze bepalen de functie welke de werknemer gaat vervullen; deze dient u te vergelijken met de referentiefuncties zoals deze binnen het referentiehandboek gelden binnen de CAO. De referentiefunctie die het beste bij de functieomschrijving past is bepalend; het eerste getal van het referentiecijfer verwijst naar de functiegroep in de loontabel. Aan de hand van de functie en de ervaring van de werknemer, kunt u de werknemer inschalen in de juiste functiegroep en de bijbehorende periodiek. Het is raadzaam om deze functiegroep ook in de arbeidsovereenkomst van uw werknemer te vermelden.
U moet werknemers vanaf 21 jaar in ieder geval het minimumloon betalen van de desbetreffende functiegroep. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugdloon.
De arbeidsovereenkomst
In de arbeidsovereenkomst legt u de afspraken met uw werknemer vast. Is er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst, dan kunt u moeilijk bewijzen wat er mondeling is afgesproken over de duur van het contract en andere relevante zaken (uren/ salaris/ functiegroep). Een werknemer kan dan claimen dat hij voor onbepaalde tijd in dienst is getreden. Een aantal afspraken, zoals de proeftijd en een concurrentiebeding, zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn vastgelegd. Conform de CAO bent u dit ook verplicht (Thema 2.5).
Opstellen bruikleenovereenkomst
Als er aan de werknemer bijvoorbeeld bedrijfskleding, een mobiele telefoon of iets anders ter beschikking wordt gesteld dan is het belangrijk om hierover duidelijke (schriftelijke) afspraken te maken. Deze dienen te worden vastgelegd in een bruikleenovereenkomst.
Nadere afspraken vastleggen
In een personeelsregelement, of huishoudelijk regelement, zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die niet in de individuele arbeidsovereenkomst staan maar waar u als werkgever de werknemer wel aan wil binden. Dit kunnen ook afspraken zijn met betrekking tot het gedrag op de werkvloer, gebruik van social media of het nuttigen van consumpties; dit zijn afspraken die voor iedereen binnen het bedrijf gelden.
In alle hectiek van de dag en het gebrek aan personeel kan ik mij voorstellen dat u de werknemer direct wil laten beginnen met werken, maar wees er wel van bewust dat dit ook risico’s met zich mee kan brengen. Bij alle bovenstaande zaken kan Kab u van dienst zijn. Nog geen huishoudelijk regelement? Wij helpen u graag hierbij.
Als u nog vragen heeft omtrent het aannemen van personeel, neemt u dan gerust contact op met mij of mijn collega Peter Groenewold. Binnen Kab zitten wij beiden in de Horeca Branchegroep.
