Werkomstandigheden die het werk van uw medewerkers optimaal ondersteunen, dat is de basis voor succes. Hier regelmatig aandacht aan besteden voorkomt onnodige risico’s, zeker nu er veel thuisgewerkt wordt achter een beeldscherm.
De Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) helpt hierbij.
Gezond en veilig werken is heel belangrijk. De overheid stimuleert dit onder meer ook door de verplichting voor bedrijven in Nederland om eventuele risico’s in kaart te brengen door middel van een RI&E. Deze verplichting geldt voor bedrijven die personeel in dienst hebben. Met personeel worden ook uitzendkrachten, stagiaires en vrijwilligers bedoeld. Vanaf 2021 zal er scherper worden gecontroleerd door de Inspectie SZW. Dus wees hierop voorbereid!
Wat is een RI&E?
Met een RI&E brengt u alle arbeidsrisico’s binnen uw bedrijf of organisatie in beeld, zodat u aan de slag kunt met het wegnemen of verkleinen van deze risico’s. Het doel is om zo min mogelijk gezondheidsklachten, verzuim en ongevallen te krijgen, nu en in de toekomst.
Wat levert een RI&E op?
Als u actief bezig bent met het verbeteren van de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers, bent u ook bezig met het verhogen van het werkplezier en de productiviteit. Daarmee zullen gezondheidsklachten afnemen en het verzuim teruglopen. Het gaat niet alleen om klachten die morgen of overmorgen kunnen ontstaan maar ook om klachten die pas over langere tijd, bijvoorbeeld 15 jaar, kunnen ontstaan. Door medewerkers te betrekken bij de vraag “hoe kunnen we veiliger, gezonder en beter werken?” draagt u bovendien bij aan een gezonde en positieve werkcultuur.
De RI&E, door wie?
Het opstellen van de RI&E kunt u zelf doen. Dit is de taak van de preventiemedewerker. Een preventiemedewerker is iemand die zich in het bedrijf bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. In bedrijven met meer dan 25 werknemers moet hier iemand voor zijn aangewezen. In kleinere bedrijven is de directeur/eigenaar vaak de preventiemedewerker.
Een van de wettelijke taken van de preventiemedewerker is het opstellen van een RI&E. Het betrekken van werknemers bij het opstellen van de RI&E is aan te raden. Zij weten immers wat de risico’s zijn, omdat ze er dagelijks mee worden geconfronteerd. En door werknemers te betrekken bij het opstellen van de RI&E zullen zij waarschijnlijk ook eerder het belang inzien van nieuwe maatregelen. Zo kan er samen naar oplossingen worden gezocht die goed toe te passen zijn op de werkvloer.
Stap 1 inventarisatie
De eerste stap van het uitvoeren van de RI&E is het maken van een lijst met risico’s in het bedrijf. Dit kan door de risico’s in te delen in 3 types:
- Fysieke risico’s/Ergonomie
- Psychosociale risico’s
- Veiligheidsrisico’s/Omgevingsrisico’s
Stap 2 evaluatie
Nadat de lijst met risico’s binnen het bedrijf zijn opgesteld, is de volgende stap het evalueren. Vergelijk alle risico’s van de lijst en zet ze in de goede volgorde onder elkaar met de belangrijkste bovenaan. Dit om prioriteiten te stellen voor het plan van aanpak.
Stap 3 plan van aanpak
In een plan van aanpak wordt aangegeven welke maatregelen genomen worden om de risico’s op te lossen. Hiervoor geldt voorkomen is beter dan genezen! Probeer risico’s aan te pakken bij de oorzaak en niet bij het gevolg.
Ga alle risico’s na en geef precies aan hoe het voorkomen of verminderd kan worden. Met welke maatregel? Wat is ervoor nodig? Wie gaat ermee bezig en wanneer? Wat zijn de kosten? En wanneer bent u tevreden?
Belangrijk is ook om expliciet aan te geven binnen welke termijn de maatregelen ingevoerd zullen worden. Inspectie SZW kan hier naar vragen.
Stap 4 toetsen van de RI&E
Na het doorlopen van de eerste 3 stappen, is het tijd om de RI&E te laten toetsen.
De wet verplicht in de meeste gevallen dat de RI&E door een gecertificeerde arbodienst/deskundige getoetst wordt. Tijdens dit bezoek zal gekeken worden of alle risico’s op de lijst staan, of de situatie in het bedrijf goed is weergegeven en of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt. Daarnaast adviseert de deskundige bij het plan van aanpak.
Soms is toetsing niet nodig. Er zijn uitzonderingen:
Een erkend RI&E-instrument
Bedrijven met maximaal 25 werknemers die voor het opstellen van de RI&E gebruik maken van een door het steunpunt-RI&E erkend RI&E-instrument, hoeven de RI&E niet te laten toetsen door een gecertificeerde Arbodienst. Het betreffende bedrijf moet, om in aanmerking te komen voor vrijstelling van de toetsing, wel vallen onder de branche waarvan het RI&E-instrument gebruikt wordt.
Instemming en inzage
De RI&E en plan van aanpak moeten na toetsing ook toegezonden worden aan de OR of de personeelsvertegenwoordiging. Zij moeten instemmen met de RI&E en plan van aanpak. In de Arbowet is vastgelegd dat werknemers de RI&E in moeten kunnen zien wanneer zij dat willen (inzagerecht). Het is dan ook verstandig om de RI&E en het plan van aanpak te verspreiden onder de werknemers. Zo weet iedereen welke risico’s worden aangepakt.
Stap 5 aan de slag!
Nu is het tijd om aan de slag te gaan met de uitvoering van het plan van aanpak. De preventiemedewerker zal hierin ook het voortouw moeten nemen.
Het is verstandig om regelmatig, maar in ieder geval jaarlijks, het plan van aanpak te beoordelen. Zijn de afspraken die gemaakt zijn nagekomen? Zijn er nieuwe risico’s waar aandacht aan besteed moet worden? Zijn er ongevallen geweest en wat is hiervan de oorzaak? Misschien moeten maatregelen of prioriteiten aangepast worden?
Als er investeringen gedaan worden of manier van werken ((gedeeltelijk) thuiswerken) worden aangepast, pak dan het plan van aanpak erbij. Wellicht kunnen dan bepaalde risico’s voorkomen worden. Bovendien is er beter zicht op de kosten en de baten.
Als er grote aanpassingen zijn binnen het bedrijf, moet de RI&E ook aangepast worden naar de nieuwe situatie.
Wilt u meer weten over het opstellen van de RI&E en plan van aanpak? Neem daarvoor contact op met Peter Groenewold of Petra Klein Rot. Zij helpen u graag verder!
Dit artikel is geschreven door Petra Klein Rot, Manager Salaris & Advies en Peter Groenewold, Beloningsadviseur.