De wereld om ons heen verandert snel. Qua technologie, maar ook qua wetgeving. Jaarlijks krijgt u als ondernemer met nieuwe wetten te maken, denk alleen al aan de Wet Arbeidsmarkt in Balans (wet Wab) die per 1 januari 2020 in werking is getreden of de wijziging van de kleine ondernemersregeling (KOR). Belangrijke wetgeving die financieel impact kan hebben. Daarom wordt het steeds belangrijker om goede en betrouwbare (tussentijdse) resultaten te hebben.
Waarom tussentijdse cijfers?
Nog niet zo heel lang geleden kreeg de ondernemer veelal de resultaten van zijn onderneming over het afgelopen boekjaar pas tijdens de bespreking van de jaarrekening. Soms pas een half jaar nadat het boekjaar was afgelopen. Dan pas wist de ondernemer wat het werkelijk behaalde resultaat was. Voor sommigen geen verrassing, maar voor een aantal was het behaalde resultaat een tegenvaller. Slechts een enkele ondernemer wilde tussentijdse cijfers per kwartaal. Omdat dit een extra kostenpost opleverde, immers de accountant stelt deze op, werd dit nauwelijks gedaan. Het nadeel van het niet opstellen van tussentijdse cijfers is dat u gedurende het jaar niet kunt bijsturen als zaken niet goed gaan.
Het is goed om als ondernemer een jaar vooruit te denken. Wat voor omzet en kosten verwacht u? Wat voor invloeden heeft de nieuwe wet- en regelgeving op uw resultaat? Wat voor inkomsten- of vennootschapsbelasting moet u betalen over de geprognotiseerde winst? Wat voor (investerings-)plannen heeft u komend jaar? Kunt u deze investeringen uit eigen middelen betalen of heeft u hiervoor externe financiering nodig? Kunt u deze financiering terugbetalen?
Het is aan te raden deze plannen uit te werken in een begroting/liquiditeitsbegroting. Het mooie van de begroting is dat u deze kunt vergelijken met de werkelijk behaalde resultaten per periode. In de meeste financiële pakketten kan de begroting worden ingevoerd. De begroting kan worden verdeeld over de periode waarin u rapporteert. Per periode is dan inzichtelijk of de werkelijke cijfers in overeenstemming zijn met de gebudgetteerde cijfers. Na de analyse van de afwijkingen tussen begroting en werkelijkheid kunt u nog maatregelen nemen als de brutomarges afwijken, de personeelskosten de pan uitrijzen of als de kostenbudgetten worden overschreden.
Een liquiditeitsbegroting geeft inzicht in uw lopende geldstroom. Wat verwacht ik dit jaar te ontvangen en wat moet ik dit jaar betalen aan leveranciers en aan aflossing van leningen en/of financieringen? Lukt dit op basis van de opgestelde begroting?
Wat levert het op?
Tijdens gesprekken met klanten wordt een begroting vaak als overbodig gezien, want het klopt toch nooit! Totdat ze ervaring krijgen in het analyseren van de cijfers. Veel gehoorde kreten zijn: “Wat een mooi stuurmiddel”, “Hier ben ik echt blij mee” en “had ik dit maar eerder gedaan”.
Bij de meeste huidige financiële pakketten is een dashboard of managementmonitor beschikbaar. Het dashboard geeft u op een eenvoudige, duidelijke wijze inzicht in behaalde resultaten. De resultaten worden weergegeven in grafieken, waarbij de vergelijkende cijfers, het budget of de cijfers van voorgaand jaar te zien zijn. Zo bent u wekelijks/maandelijks op de hoogte van uw behaalde resultaat!
Wilt u ook gaan werken met een begroting en/of liquiditeitsbegroting en heeft u hulp nodig of een sparringpartner om dit te bespreken? Of wilt u hulp om uw dashboard in te richten, zodat het u de informatie verstrekt die u nodig heeft? Neem dan contact met ons op. Mijn collega’s en ik ondersteunen u graag bij dit mooie proces!
Dit artikel is geschreven door Annet Ekhardt, accountant.