Elke dag gaan we – samen met onze klanten – voor het beste resultaat. Bijvoorbeeld met ZorgPlus in Loerbeek, specialist in het leveren van alle vormen van huishoudelijke zorg en ondersteuning in de regio. Samen gingen we de uitdaging aan om het hele loonprogramma van ZorgPlus over te zetten naar een nieuw systeem.
“De salarisverwerking verzorgden we altijd zelf”, vertelt Roy van Helvoort, operationeel directeur bij ZorgPlus. “Maar het systeem dat we gebruikten, was verouderd. We vroegen Kab naar de mogelijkheden: zij adviseerden Nmbrs . We hebben ons in dit systeem verdiept en wilden het graag gaan gebruiken.” Zo werd ZorgPlus de eerste klant die de salarisadministratie heeft ondergebracht op een platform bij Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost N.V., terwijl de organisatie zelf de salarisverwerking verzorgt.
Foto: Jan-Willem Baakman, Roy van Helvoort en Sanne Scheuter
Check, dubbelcheck
Roy van Helvoort: “Het omzetten van de volledige loonadministratie naar een nieuw systeem was een flinke uitdaging. Maar vanwege de goede naam van Kab durfden we dit proces zeker aan.” Samen met Jan-Willem Baakman, salarisspecialist bij Kab, werd alles tot in de puntjes voorbereid en gepland. “Het was geen simpele klus”, legt Jan-Willem Baakman uit. “Eerst moesten we zo’n 650 medewerkers afmelden bij de Belastingdienst en aanmelden bij de pensioenaanbieder, waar we nauw mee hebben samengewerkt. Vervolgens moesten alle gegevens worden overgezet naar Nmbrs, waarbij alles uiteraard moest kloppen. Dus de juiste naam bij het juiste adres en het correcte bankrekeningnummer. Dat betekent checken, checken en nog eens checken. Bovendien was het de bedoeling dat de werknemers zo min mogelijk zouden merken van de hele omzetting.”
De expertise van Kab
Inmiddels loopt alles op rolletjes. “Het is een heel toegankelijk systeem, gebruiksvriendelijk en duidelijk”, geeft Sanne Scheuter aan, financieel controller bij ZorgPlus. “Ik kan er heel makkelijk mee werken en je kunt snel iets opzoeken. En als ik er zelf niet uitkom, kan ik altijd Jan-Willem bellen. Hij reageert snel, dat werkt heel prettig. De expertise van Kab is heel goed.” Ook Roy van Helvoort is zeer te spreken over de samenwerking. “Het was een langdurig proces, dat door Kab heel gestroomlijnd is aangepakt. Mogelijke problemen werden al van tevoren getackeld en dankzij de kritische blikken vanuit Kab en ZorgPlus is het allemaal perfect verlopen.”
Superefficiënt
“Voorheen was ik zo’n zeven werkdagen bezig met de verloning van de medewerkers, dat was echt monnikenwerk”, vervolgt Roy van Helvoort. “Nu kost dit Sanne Scheuter in totaal maar een dag. Het is dus superefficiënt. En, niet onbelangrijk: we horen positieve geluiden van de medewerkers over de duidelijke uitleg op de nieuwe loonstrook. Wat ook meespeelt, is dat zij de loonstrook kunnen downloaden in hun eigen portaal of via de Nmbrs-app. Zij krijgen vanuit Nmbrs een e-mail of pushbericht wanneer hun loonstrook klaarstaat, met Kab als referentie. Dat geeft vertrouwen. We gaan nu ook aan de slag met de HRM-module van het pakket. Ook dat zal het werk een stuk makkelijker maken, doordat medewerkers zelf online hun gegevens kunnen invoeren en we die niet hoeven over te tikken. Dit gaat sneller, is minder foutgevoelig en komt professioneler over. Het hele project kostte flink wat tijd, maar we zijn – binnen Kab en ZorgPlus – heel gedreven en hebben een goede klik. We hadden een duidelijk doel voor ogen, hebben er veel tijd in gestoken en het echt samen gedaan. We zijn allebei trots op het resultaat.”
Nmbrs in het kort
Nmbrs is een uitgebreide softwareapplicatie die is gericht op de salarisadministratie en HR. Het is een veilig en compleet programma dat de administratie een stuk efficiënter en eenvoudiger maakt. Doordat alle informatie digitaal is, zijn gegevens makkelijk op te vragen en aan te passen. Dit kunnen de medewerkers voor een groot deel zelf doen, in hun eigen online personeelsdossier. Bovendien is Nmbrs eenvoudig te koppelen met andere digitale pakketten, zoals een urenregistratiesysteem. Minder handmatig invoeren dus – met minder kans op fouten – én een minimale papieren administratie.
