Binnen onze praktijk zien wij steeds vaker dat werkgevers hun werknemers de mogelijkheid bieden een studie te gaan volgen. Hierbij wordt weleens vergeten dit goed vast te leggen of hier goede en duidelijke afspraken over te maken.

De reden om dit te doen is omdat u als werkgever heeft willen investeren in uw werknemer (vaak gaat het hierbij om aanzienlijke bedragen) en daar wilt u wat van terug zien. Dit hoeft niet voor onbepaalde tijd, maar binnen redelijkheid zal hiervoor wel iets geregeld moeten worden.

Aanspraak terugbetaling studiekosten

In dat kader geeft de Wet de werkgever de mogelijkheid om aanspraak te maken op een eventuele terugbetaling van studiekosten. Deze bevoegdheid is niet onbeperkt en wordt begrensd door wettelijke bepalingen, door de eisen van goed werkgeverschap en de norm van de redelijkheid en billijkheid.

Het gaat hierbij om de volgende voorwaarden:

In de studieovereenkomst mag u een terugbetalingsregeling van studiekosten opnemen. Maar de voorwaarden van die regeling moeten:

  1. een periode vaststellen waarin u als werkgever baat heeft van de door uw werknemer tijdens diens studiewerkzaamheden verworven kennis en vaardigheden;
  2. bepalen dat uw werknemer, indien de dienstbetrekking eindigt, het loon (studiekosten) over die periode aan de werkgever zou moeten terugbetalen, en
  3. deze terugbetalingsverplichting moet naar evenredigheid verminderen.

Bedenk wat een redelijke periode is waarbinnen u profiteert van de opleiding van uw werknemer. Hoeveel is de investering in de opleiding en laat door middel van een staffel het bedrag lager worden naarmate de tijd verstrijkt. Dus u zou bijvoorbeeld drie jaar na afronding van de studie uw ex-werknemer nog 33% kunnen laten terugbetalen. Terwijl wanneer hij direct vertrekt na afloop of zelfs tijdens de studie hij 100% moet terugbetalen.

Denk er ook over na of uw werknemer tijdens de dagen waarop hij naar het opleidingsinstituut gaat een dag vrij krijgt. Moet hij die terugbetalen of niet? Of neem hij daar zelf dagen voor op?

Stel dat uw werknemer een examen moet volgen, vergoed u dan de kosten voor dat examen? En hoe vaak mag hij (her)examen doen?

Advies is dit te allen tijde schriftelijk vast te leggen en dit door zowel werknemer als werkgever te laten ondertekenen.

Opzeggen overeenkomst

Punt van aandacht is ook wat te doen als de werkgever de overeenkomst opzegt. U kan in de studieovereenkomst opnemen dat het niet uitmaakt wie de studieovereenkomst beëindigd en dat de werknemer altijd dient terug te betalen. Hier komt echter wel de redelijkheid en billijkheid om de hoek kijken. Stel dat een werknemer weinig kan doen aan zijn ”ontslag” dan is het niet redelijk om opeens duizenden euro’s terug te vorderen. U kan dit opnemen in de overeenkomst maar het zal mogelijk niet altijd standhouden. Wanneer de werknemer zelf heeft gezorgd voor ontslag door ongewenst gedrag dan is het alweer redelijker om het geld terug te vorderen. Ons advies zou dan ook zijn niets op te nemen met betrekking tot het feit dat de werkgever de overeenkomst opzegt.

Tips

Tot slot willen wij nog enkele tips meegeven voor u als werkgever.

  • Er bestaat een mogelijkheid de studiekosten (onder voorwaarden) te verrekenen met een eventuele transitievergoeding die betaald dient te worden.
  • Maak voor iedere studie/opleiding/cursus een aparte overeenkomst.
  • Indien er binnen de onderneming een handboek aanwezig is, is het van belang hierin op te nemen dat een opleiding/cursus/studie met voorafgaande goedkeuring aangevraagd kan worden en dat hiervoor altijd een studieovereenkomst opgesteld zal worden.
  • Let op de belastbaarheid van uw werknemer. Een opleiding volgen naast de baan kan pittig zijn. Wees daarom flexibel met vrij geven en geef werknemers eventueel studieverlof. U wilt niet dat je werknemer overloopt en ziek wordt.

Wilt u hierover verder geadviseerd worden? Neem dan contact op met Petra Klein Rot en Peter Groenewold.

Dit artikel is geschreven door Petra Klein Rot, Manager Salaris en Advies & Peter Groenewold, Beloningsadviseur.